Privacy Policy / Politique de confidentialité

Cleargate Consulting Ltd. privacy notice in English and French.

Privacy Policy

Issued by: Cleargate Consulting Ltd., incorporated in British Columbia, Canada.

This policy describes how we collect, use, and protect personal information in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and applicable provincial laws, including Quebec’s Law 25.

Article 1 – Who We Are
Cleargate Consulting Ltd. (“Cleargate”, “we”) provides consulting and management services to Canadian and international clients. Contact our privacy officer at privacy@cleargateconsulting.ca.

Article 2 – What We Collect

  • Professional contact details voluntarily provided, including name, email, title, and organization.
  • Site analytics, including truncated IP, device/browser type, and pages visited.
  • Operational documents required for service delivery and invoicing.

Article 3 – Legal Basis and Consent
We rely on your consent for non-essential cookies and analytics, and on legitimate interest for security, fraud prevention, and service delivery. In Quebec, non-essential cookies require explicit opt-in.

Article 4 – Cookies and Your Choices
Essential cookies ensure site security and functionality. Analytics and advertising cookies are optional. You can manage preferences anytime via Cookie Settings.

Article 5 – Sensitive and Health Information
We do not sell or trade health data. Any such data is limited, proportionate, and contractually governed.

Article 6 – Sharing and Subprocessors
We use trusted vendors for hosting, email, analytics, and project delivery. They are contractually bound to protect your data and act only on our instructions.

Article 7 – Retention and Security
Data is retained only as long as necessary or legally required, then deleted or anonymized. We apply administrative, technical, and physical safeguards, including encryption, access control, and logging.

Article 8 – Your Rights

  • Request access to your personal data.
  • Correct inaccurate or incomplete information.
  • Request deletion where legally permitted.
  • Withdraw consent for non-essential cookies.
  • File a complaint with a regulatory authority.

Article 9 – International Transfers
Data may be processed outside your province or country. We require safeguards comparable to Canadian law, including contractual and technical protections.

Version 1.1 · Effective November 3, 2025 · Cleargate Consulting Ltd. – Privacy & Compliance Division

Politique de confidentialité

Émise par : Cleargate Consulting Ltd., constituée en Colombie-Britannique, Canada.

La présente politique décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et protégeons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA) et aux lois provinciales applicables, y compris la Loi 25 du Québec.

Article 1 – Qui nous sommes
Cleargate Consulting Ltd. (« Cleargate », « nous ») fournit des services de consultation et de gestion à des clients canadiens et internationaux. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@cleargateconsulting.ca.

Article 2 – Renseignements que nous recueillons

  • Coordonnées professionnelles fournies volontairement, notamment le nom, l’adresse courriel, le titre et l’organisation.
  • Données d’analyse du site, notamment l’adresse IP tronquée, le type d’appareil/navigateur et les pages consultées.
  • Documents opérationnels nécessaires à la prestation des services et à la facturation.

Article 3 – Fondement juridique et consentement
Nous nous appuyons sur votre consentement pour les témoins non essentiels et les outils d’analyse, et sur notre intérêt légitime pour la sécurité, la prévention de la fraude et la prestation des services. Au Québec, les témoins non essentiels nécessitent un consentement explicite.

Article 4 – Témoins et vos choix
Les témoins essentiels assurent la sécurité et le fonctionnement du site. Les témoins d’analyse et de publicité sont facultatifs. Vous pouvez gérer vos préférences en tout temps au moyen des paramètres des témoins.

Article 5 – Renseignements sensibles et de santé
Nous ne vendons ni n’échangeons les données de santé. Toute donnée de ce type est limitée, proportionnée et régie par contrat.

Article 6 – Partage et sous-traitants
Nous utilisons des fournisseurs de confiance pour l’hébergement, les courriels, l’analyse et la prestation des projets. Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger vos données et d’agir uniquement selon nos instructions.

Article 7 – Conservation et sécurité
Les données sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire ou exigé par la loi, puis supprimées ou anonymisées. Nous appliquons des mesures de protection administratives, techniques et physiques, notamment le chiffrement, le contrôle des accès et la journalisation.

Article 8 – Vos droits

  • Demander l’accès à vos renseignements personnels.
  • Corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
  • Demander la suppression lorsque la loi le permet.
  • Retirer votre consentement aux témoins non essentiels.
  • Déposer une plainte auprès d’une autorité de réglementation.

Article 9 – Transferts internationaux
Les données peuvent être traitées à l’extérieur de votre province ou de votre pays. Nous exigeons des mesures de protection comparables à celles prévues par le droit canadien, y compris des protections contractuelles et techniques.

Version 1.1 · En vigueur le 3 novembre 2025 · Cleargate Consulting Ltd. – Division confidentialité et conformité